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Fast Close

Ausgangssituation

Mit weltweit über  24.000 Beschäftigen in mehr als 170 Ländern ist die Heidelberger Druckmaschinen AG Weltmarkführer als Lösungsanbieter für die Print Media Industrie. Heidelberg hat sich vom traditionellen Druckmaschinenhersteller zum weltweit größten Anbieter für Print-Media-Lösungen entwickelt.

Als börsennotierte Aktiengesellschaft ist die schnellstmögliche Veröffentlichung der aktuellen Unternehmenskennzahlen eine wichtige Anforderung. In einem gewachsenem Unternehmensverbund mit 17 weltweitern Produktionsstandorten stellt diese Aufgabe eine hohe Herausforderung dar. Zielsetzung des Projekts „Fast Close“ war die Verkürzung der Abschlusszeiten für Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse auf sechs Arbeitstage nach Ultimo. Damit stehen die wichtigen Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung wesentlich früher als bisher zur Verfügung und ermöglichen dem Unternehmen schnellere Reaktionen auf Planabweichungen.

Projektbeschreibung/Lösung

Der Fokus liegt dabei zunächst auf dem Jahresabschluss. Das Projekt Fast Close war in verschiedene Teilprojekte organisiert. Eines dieser Teilprojekte war der „Interne Monatsabschluss“, hier bezogen auf die Lohnabrechnung. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird PAISY eingesetzt, das über eine Standardschnittstelle die Abschlussdaten an SAP übergibt. Um eine Beschleunigung der Datenverfügbarkeit der Lohndaten aus der Fertigung zu erreichen, mussten

• einerseits die Leistungsdaten unter Umgehung der PAISY-Schnittstelle sowie einer Überleitungsdatei direkt in SAP zeitnah gebucht werden und
• andererseits die so gemeldeten Zeiten mit Durchschnittswerten bewertet und als "Standard-Lohn" in den Kostenstellen gebucht werden.

Damit soll der Zeitverzug, der durch den späten PAISY-Abschluss entsteht, vermieden und trotzdem ein verursachungsgerechter Ausweis der Personalkosten auf den Kostenstellen erreicht werden. Alle relevanten Daten aus der SAP-Zeitwirtschaft und den jeweiligen Betriebsdaten-Erfassungssystemen werden zur effizienten Auswertung in SAP-BW gehalten. Neben der Bewertung der Zeiten mit Durchschnittstarifen ist auch der Ausweis der gesetzlichen und freiwilligen Personalkosten sowie Jahres-bezogener Sondervergütungen zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind die Zeiten als statistische Kennzahlen auf den Kostenstellen auszuweisen. Das von SMF realisierte Teilprojekt im Umfang von ca. 300 PT wurde gänzlich mit ABAP/4 realisiert. Das SAP System wird auf dem Release-Stand 4.5b betrieben. Als hilfreich bei der Umsetzung des Projektes hat sich die mehr als 15-jährige Erfahrung der SMF-Mitarbeiter in diversen Bereichen der Heidelberger Druckmaschinen AG erwiesen. Als langjährig etabliertes Beratungsunternehmen beim Kunden fällt zudem die Integration in den unterschiedlichen Projektteams leicht, sodass schon mit dem Projektstart eine höchst mögliche Effizienz gegeben ist.

Nutzen

Nach erfolgreichem Projektabschluss ist die Heidelberger Druckmaschinen AG jetzt in der Lage, Planabweichung wesentlich früher zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Zudem können die börsenrelevanten Veröffentlichungen unter geringerem Zeitdruck rechtzeitig erstellt werden.

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