Mit den nachfolgenden Informationen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung und Teilnahme am „AI Spark“-Event am 9. Juli.

1. Verantwortliche Stelle für die Anmeldung

Verantwortlich für den Einladungs- und Registrierungsprozess über diese Landingpage ist:

SMF GmbH
Paul-Henri-Spaak-Straße 5
44263 Dortmund
Telefon: +49 231 9644-0
E-Mail: info@smf.de

Datenschutzbeauftragte/r der SMF GmbH<
AGAD Service GmbH
Waldring 43-47
44789 Bochum
E-Mail: datenschutz@agad.de

2. Welche Daten verarbeitet SMF im Rahmen der Anmeldung?

Im Rahmen der Anmeldung zum Event verarbeitet SMF insbesondere die von Ihnen im Anmeldeformular angegebenen Daten. Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname,
• Unternehmen / Organisation,
• geschäftliche Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse,
• Angaben zur Teilnahme,
• ggf. Angaben zu organisatorischen Anforderungen, z. B. Catering, Unverträglichkeiten, Parkplatzbedarf oder sonstige freiwillige Angaben.

3. Zwecke der Verarbeitung durch SMF

SMF verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Einladung, Anmeldung und Teilnehmermanagement,
• Organisation und Durchführung des „AI Spark“-Events,
• Kommunikation mit Ihnen vor, während und nach der Veranstaltung,
• Planung von Kapazitäten, Catering und organisatorischen Abläufen,
• Dokumentation der Veranstaltung,
• Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung durch SMF

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit Anmeldung und Teilnahme erfolgt, soweit sie für Ihre Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Verarbeitung zur organisatorischen Durchführung, Kommunikation, Dokumentation oder Wahrung berechtigter Interessen von SMF erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Planung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sowie in der Unternehmenskommunikation.

Soweit Sie uns freiwillig besondere Angaben mitteilen, z. B. zu Lebensmittelunverträglichkeiten oder besonderen organisatorischen Bedürfnissen, verarbeiten wir diese Angaben ausschließlich zur Berücksichtigung im Rahmen der Eventorganisation. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

5. Weitergabe von Teilnehmerdaten an Wilo

Das „AI Spark“-Event findet in Zusammenarbeit mit Wilo statt. Zur Organisation und Durchführung des Events übermittelt SMF die hierfür erforderlichen Teilnehmerdaten an Wilo.

Wilo erhält die Teilnehmerdaten insbesondere für folgende Zwecke:

• Parkplatzorganisation,
• Öffnung bzw. Organisation des Besucherparkplatzes,
• Einlasskontrolle,
• Zugang zu den Veranstaltungsräumlichkeiten,
• Ausübung des Hausrechts,
• Catering-Bestellung und organisatorische Durchführung vor Ort.

Wilo verarbeitet die erhaltenen Daten für diese Zwecke in eigener Verantwortung. Wilo ist insoweit kein Auftragsverarbeiter von SMF.

Verantwortliche Stelle bei Wilo
WILO SE
Wilopark 1

44263 Dortmund
T +49 231 4102-0
info@wilo.com

Datenschutzbeauftragte der WILO SE

Datenschutzbeauftragte der WILO SE
WILO SE
Wilopark 1
44263 Dortmund
T +49 231 4102-0
datenschutz@wilo.com

Die Übermittlung der Teilnehmerdaten an Wilo erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Durchführung des gemeinsamen Events vor Ort, insbesondere in Zutrittsorganisation, Einlasskontrolle, Cateringplanung und Wahrnehmung des Hausrechts durch Wilo.

6. Foto- und Videoaufnahmen während der Veranstaltung

Im Rahmen des „AI Spark“-Events können durch die SMF GmbH, durch das Marketing-Team von SMF oder durch von SMF beauftragte Dienstleister Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden.

Die Aufnahmen dienen folgenden Zwecken:

• Dokumentation der Veranstaltung,
• interne und externe Unternehmenskommunikation der SMF GmbH,
• Berichterstattung über das Event,
• Verwendung auf SMF-eigenen Kommunikationskanälen, z. B. Website, Intranet, Social-Media-Auftritten, Präsentationen oder vergleichbaren Unternehmensmedien.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse von SMF liegt in der Dokumentation und kommunikativen Begleitung der Veranstaltung sowie in der Darstellung der Unternehmensaktivitäten von SMF.

Eine Weitergabe der Foto- und Videoaufnahmen an Wilo zur eigenen Nutzung erfolgt für interne Nutzung bei Wilo im Intranet.

Soweit einzelne Personen besonders hervorgehoben werden, z. B. bei Interviews, Testimonials, Portraits oder vergleichbaren werblichen Einzelaufnahmen, erfolgt die Verarbeitung nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können der Anfertigung und Nutzung von Foto- und Videoaufnahmen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Bitte wenden Sie sich hierzu an das Veranstaltungsteam vor Ort oder an die oben genannten Kontaktdaten von SMF.

7. Dienstleister und Empfänger

SMF kann im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung des Events Dienstleister einsetzen, z. B. technische Dienstleister für die Landingpage, CRM-/Marketing-Tools, Eventorganisation, Versanddienstleister oder den beauftragten Foto-/Videodienstleister. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von SMF verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an Dritte übermittelt werden, wenn dies zur Durchführung des Events erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

8. Speicherdauer

SMF speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Anmeldedaten werden grundsätzlich nach Abschluss und Nachbereitung der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen und keine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Foto- und Videoaufnahmen, die für Unternehmenskommunikation und Eventdokumentation verwendet werden, können für die Dauer der jeweiligen Kommunikations- und Dokumentationszwecke gespeichert werden. Soweit Sie der Nutzung wirksam widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen, wird SMF die weitere Nutzung prüfen und die Aufnahmen löschen bzw. nicht weiter verwenden, soweit keine überwiegenden berechtigten Gründe oder rechtlichen Aufbewahrungsinteressen entgegenstehen.

Speicherdauer bei Wilo
Wilo löscht Ihre personenbezogenen Daten, sobald sich der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, erledigt hat.

Ihre Daten zur Befahrung des Besucherparkplatzes, zur Einlasskontrolle, zum Zugang zu den Veranstaltungsräumlichkeiten, zur Ausübung des Hausrechts, zur Catering-Bestellung und organisatorischen Durchführung vor Ort werden nach Abschluss der Veranstaltung und Eventnachbereitung gelöscht. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten für die Daten bestehen. In diesem Fall löscht Wilo Ihre Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Ihre Rechte können Sie gegenüber SMF geltend machen. Soweit die Verarbeitung durch Wilo betroffen ist, können Sie Ihre Rechte auch gegenüber Wilo geltend machen.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der für die Anmeldung erforderlichen Daten ist erforderlich, um Ihre Teilnahme am Event zu organisieren. Ohne diese Daten ist eine Anmeldung und Teilnahme am Event gegebenenfalls nicht möglich.

Freiwillige Angaben, z. B. zu besonderen organisatorischen Anforderungen, sind nicht verpflichtend. Ohne diese Angaben können entsprechende Wünsche oder Anforderungen jedoch möglicherweise nicht berücksichtigt werden.