Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung

Datensilos auflösen, Transparenz schaffen und Schnittstellen verbessern

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Die Prozessdigitalisierung hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren und durch den Einsatz entsprechend passender IT-Lösungen zu automatisieren. Dabei werden bisher manuelle Abläufe durch digitale Unterstützungen reduziert, Systemgrenzen und Medienbrüche abgebaut, Prozesse von Anfang bis Ende durchgängig abgebildet und die erforderliche Transparenz geschaffen. Die Daten können zudem gemeinsam bearbeitet, schneller durchsucht und weiterverarbeitet werden, ganz ohne Qualitätsverluste.

Prozessdigitalisierung: Datensilos auflösen und durchgängig digitalisieren

Daten werden in Unternehmen oft einzeln für Abteilungen, Teams oder auch Projekte gespeichert. Auf diese Weise entstehen jedoch komplett voneinander getrennte Datensilos. Das hat zur Folge, dass ein gesamtheitlicher Überblick über die vorhandenen Daten fehlt. Welche Daten existieren an welcher Stelle bereits? Wie kann auf benötigte Inhalte zugegriffen werden? Welche Daten gilt es noch zu erfassen?

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Auf Basis einer durchgängigen Prozessdigitalisierung können solch dezentrale Datensilos aufgelöst und die Inhalte miteinander verknüpft werden. So stehen sie unternehmensweit und über verschiedene Kanäle für die entsprechenden Benutzergruppen zur Verfügung. Die zeitaufwändige Mehrfachpflege oder Unterbrechungen im Arbeitsfluss aufgrund von fehlenden Daten anderer Fachbereiche sollten der Vergangenheit angehören.

Wichtig ist eine End-to-End-Digitalisierung, damit die Prozesse von Anfang bis Ende durchgängig digitalisiert sind.
Prozesse digitalisieren

Ohne den Prozess der Digitalisierung fehlt eine transparente Übersicht

Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass es für einen einzigen Geschäftsprozess zehn Anwendungen braucht? Der Grund sind nicht-integrierte Insellösungen, in denen Ihre Unternehmensdaten hinter Schloss und Riegel sitzen und Medienbrüche vorprogrammiert sind.

Sie verhindern, dass über System- und Benutzergrenzen hinweg Daten eingesehen und genutzt werden können. Es fehlt an Transparenz, welche Daten an welchen Stellen im Unternehmen vorliegen. Kommen dann noch branchenspezifische Regularien hinzu, wird die Datensammlung komplexer und damit unübersichtlicher. Schaffen Sie durch technische Schnittstellen und fachlich durchdachte Portale die benötigte Transparenz.

Zu viele Regeln führen zur kognitiven Überlastung

Oftmals gibt es in einzelnen Branchen spezielle Regelungen, im Bereich der öffentlichen Auftraggeber (Public-Sektor) sind das beispielsweise Regularien zur Sozialversicherung, der Handwerksprüfungen, der IHK Sach- und Fachkundeprüfungen oder auch der jeweils spezifischen Compliance-tauglichen Benutzerberechtigungen. Diese sind so umfangreich, dass sie nur wenigen vollständig bekannt sind. Intelligente Softwarelösungen müssen ihre Nutzerinnen und Nutzer an dieser Stelle entlasten.
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Auch in nicht öffentlichen Bereichen gibt es Vorschriften, die zu beachten sind, wie z. B. Fiskalregeln gemäß der Kassen-sicherungsverordnung im Retail-Sektor oder die Lieferkettentransparenz in der Industrie.
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Lösungen für Hürden bei der digitalen Transformation

Für den Wert der Digitalisierung gibt es ein Bewusstsein in den Unternehmen. Auch die Notwendigkeit für einheitliche Datenstrukturen durch eine zielgerichtete Digitalisierungsstrategie ist offensichtlich. Doch für die Umsetzung ist es mitunter schwierig, passendes Personal zu finden, das ausreichendes IT-Know-how für dieses spezielle IT-Thema mitbringt. Schon für die Aufnahme und Validierung der Anforderungen fehlen Kapazitäten. 

Den Prozess der Digitalisierung mit vier Schritten meistern:

1. Planen und analysieren

Im ersten Schritt werden klare Ziele festgelegt: Was soll mit der Digitalisierung erreicht werden? Wie sehen die bestehenden Geschäftsprozesse aus? Welche Prozesse werden in welcher Reihenfolge digitalisiert? In welchem Zeitraum? Wie viel Budget steht zur Verfügung? Wie werden die geplanten Schritte kommuniziert?

2. Technologien auswählen

Hier wählen wir gemeinsam die für Ihr Unternehmen passenden IT-Lösungen aus. Nutzen wir Cloud-Dienste? Künstliche Intelligenz? Zentrale Portale? Wie wird die IT-Architektur aufgebaut? Welche Datensilos müssen abgebaut werden? Wie wird das IAM-Management umgesetzt?

3. Umsetzen und integrieren

Im dritten Schritt führen wir die Systeme und Prozesse strukturiert ins Unternehmen ein.
Wer muss zu welchem Zeitpunkt über welche Maßnahmen informiert sein? Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zu welchen Themen geschult?

4. Prozesse optimieren

Im vierten Schritt werten wir alle Daten aus und analysieren die bisherigen Maßnahmen.

Was läuft reibungslos? An welchen Stellen gibt es Verbesserungsbedarf? Wie sehen künftige Aufgaben aus?

Welche Prozesse und Systeme können skaliert werden?
Der Faktor „Mensch“

Ein effektives Requirement- & Test-Management ist kaum möglich, wäre aber unabdingbar. Als zusätzliche Hürde gilt der Faktor “Mensch“: Ohne ein begleitendes Change-Management kann es passieren, dass die Nutzerinnen und Nutzer nicht ausreichend mitgenommen werden und darum der Erfolg technischer Migrationen ausbleibt.

Prozessdigitalisierung

Es braucht Veränderungen in allen Bereichen: in den Systemen, aber vor allem in den Köpfen. Nur mit einem grundlegenden Verständnis und dem Willen der Beteiligten auf allen Unternehmensebenen, gemeinsam an der digitalen Transformation mitzuwirken, kann sie gelingen. Gerne helfen wir Ihnen, die Hürden der Digitalisierung gemeinsam kompetent zu meistern.

ODAV
Bei der Auswahl eines Dienstleisters war es uns wichtig, einen Partner zu finden, der sowohl fachliches Verständnis als auch technische Expertise mitbringt. SMF vereint beides für uns und zeigte bereits von Beginn an Stärke beim Durchdringen unserer fachlich komplexen Regelwerke. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter präsentierten einen auf uns zugeschnittenen technischen Entwurf und so fiel es uns leicht, uns für die SMF als Kooperationspartner in der Softwareentwicklung zu entscheiden.

Armin Höllinger

Vorstandsmitglied ODAV AG
Unsere sechs Unterstützungsangebote zur Digitalisierung

Wir bauen Datensilos ab und schaffen Schnittstellen.

Ihre heterogenen Quellsysteme werden zentral auf einer unternehmensweiten Plattform (z. B. Portal) zusammengeführt und sind damit abteilungsübergreifend einsehbar.

Wir schaffen einen besseren Überblick durch einheitliche Portale.

Antragstellungen und Antragsbearbeitungen für Ihre Fachverfahren können durch zentrale Portale vereinheitlicht werden.

Wir überwinden Netzgrenzen durch Identity-and-Access-Lösungen.

Gemeinsam erstellen wir passende Rollen- und Berechtigungskonzepte und bringen die gesamte Kommunikation durch ein zentrales IAM sicher in die Cloud.

Wir schaffen Transparenz in Ihrer Prozesslandschaft.

Auf Basis von Werkzeugen wie SAP Signavio analysieren und dokumentieren wir Ihre Prozesse und identifizieren IT-Strukturen.

Wir ersetzen durch sukzessive Migrationsstrategien Ihre Altsysteme.

Daten und Schnittstellen des Altsystems werden sukzessive in die neue Architektur beziehungsweise auf die neue Plattform migriert.

Wir lösen Modernisierungsstaus auf.

Technische Altlasten werden beseitigt und begeistern mit aktuellen UI/UX-Standards durch zeitgemäße Nutzungserlebnisse. Gleichzeitig werden mit frühen Prototypen die Benutzergruppen mitgenommen und das gemeinsame Bild über Design-Thinking-Methoden geschärft („Ich weiß, was ich will, wenn ich es sehe“). Lesen Sie mehr zum Thema Modernisierungsstau in unserem Blog.
Unsere erfolgreichen Projekte in der Prozessdigitalisierung

Wir konzeptionieren, beraten und digitalisieren seit über 35 Jahren. Unsere Projekterfahrung ist daher unsere Stärke. Dabei sind wir mehr als ein IT-Systemhaus, denn wir denken die Prozesse unserer Kunden bis zum Ende und unterstützen sie beim optimalen Einsatz ihrer Hard- und Software. Was nicht passt, optimieren wir.

Vier Referenzen zeigen, wie das Ergebnis aussehen kann:

Monheim

DIN

ODAV

Eurowings

Allianzpartner für die Smart City Dortmund

Dortmund möchte eine smarte Stadt werden. Dafür wurde 2016 die Allianz Smart City Dortmund gegründet, die als Dialog- und Projektplattform Unternehmen, Verbände, Institutionen, wissenschaftliche Einrichtungen sowie Akteurinnen und Akteure aus Politik und Verwaltung vernetzt. SMF ist Teil dieser Allianz und unterstützt und begleitet die Stadt bei dieser Entwicklung.

Ihr Ansprechpartner

Zusammen ermitteln wir Ihren individuellen Bedarf und stimmen Wünsche und Ziele ab. Nutzen Sie bitte das Kontaktformular. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Athanasios Michailidis

Senior Sales Consultant
Athanasios Michailidis
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